Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen nimmt immer mehr zu. Auch die Handelsbriefe, die nach Handelsgesetz (HGB) aufbewahrungspflichtig sind, werden immer öfter per E-Mail verschickt. Wie diese wichtigen Unternehmensunterlagen sowie auch die E-Mails zu archivieren sind, ist in den sogenannten GoBD („Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie Datenzugriff“) geregelt.
Die GoBD-konforme Archivierung bzw. die sog. revisionssichere Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem archiviert werden. Für diese elektronischen Unterlagen gelten die gleichen Anforderungen/Fristen des HGB und der Abgabeordnung (AO) wie für die Geschäftsdokumente in Papierform.
Nach den Vorgaben der GoBD ist der E-Mail-Verkehr archivierungspflichtig, wenn es sich dabei um geschäftsrelevante Kommunikation handelt. Das gilt unabhängig davon, ob es sich dabei um interne Kommunikation oder die Korrespondenz mit Kunden handelt.
Nach den Vorschriften der GoBD reicht eine Archivierung von E-Mails als Outlook-Datei in einem Ordner auf der Festplatte nicht aus. Auch die Speicherung im E-Mail-Programm, in z.B. einen Unterordner, genügt den Archivierungsanforderungen nicht. Um die Revisionssicherheit gewährleisten zu können, müssen die Geschäftsunterlagen sowie auch die E-Mails entsprechend auf einem zentralen Server oder in einer zusätzlichen Software wie DMS gespeichert werden. Wichtig ist, dass die Unveränderbarkeit bzw. die Protokollierung von Änderungen sichergestellt ist. Weitere wichtige Anforderungen beziehen sich auf die Kriterien Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit der Erfassung und Ordnung sowie der Datenschutz. Das Ordnungssystem muss so aufgebaut sein, dass ein Externer die Struktur leicht und schnell verstehen kann.