Neben Buchführung, Jahresabschlüssen und Buchungsbelegen sind auch die empfangene geschäftliche Korrespondenz und Kopien der abgesandten Geschäftsbriefe aufzubewahren (vgl. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Dies gilt unabhängig von der Form der Korrespondenz und damit auch für E-Mails; hier beträgt die Aufbewahrungsfrist regelmäßig 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
Diese Unterlagen sind im Rahmen einer Betriebsprüfung auf Verlangen dem Prüfer vorzulegen. Auch E-Mails mit steuerlichem Bezug können von der Finanzverwaltung angefordert werden.[1] Das Vorlageverlangen darf nur nicht unverhältnismäßig und ermessensfehlerhaft sein. So muss ggf. die Möglichkeit gegeben werden, private E-Mails zu selektieren und nur die E-Mails mit steuerlichem Bezug vorzulegen. Die Aufforderung zur Vorlage eines Journals über den gesamten E-Mail-Verkehr – und damit auch über den ohne steuerlichen Bezug – ist dagegen ebenso wenig zulässig, wie die Vorlage von E-Mail-Listen, die erst noch erstellt werden müssten.[2]
[1] BFH-Beschluss vom 30.04.2025 XI R 15/23.
[2] BFH-Beschluss vom 30.04.2025 XI R 15/23, Rz. 47, 50.