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Seit dem 01.01.2025 sind inländische Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können. Die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs reicht dafür aus.

Für die zeitgleich eingeführte Pflicht, bei Umsätzen zwischen zwei inländischen Unternehmern (sog. B2B-Umsätze) die Abrechnung mittels E-Rechnung durchzuführen, gilt eine Übergangsfrist. Danach ist es für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiterhin zulässig, Rechnungen in Papierform oder – vorbe­haltlich der Zustimmung des Empfängers – in einem nicht strukturierten elektronischen Format (z. B. als PDF-Datei) auszustellen und zu übermitteln.[1]

Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 von bis zu 800.000 Euro gilt diese Über­gangsfrist noch bis Ende 2027. Wird diese Umsatzgrenze jedoch im Jahr 2026 überschritten, ist der Unter­nehmer verpflichtet, im B2B-Verkehr bereits ab 01.01.2027 E-Rechnungen auszustellen. Sofern diese Ver­pflichtung besteht, kann der Leistungsempfänger nur mit der E-Rechnung den Vorsteuerabzug geltend machen, auch wenn er nicht selbst zur Erteilung von E-Rechnungen verpflichtet ist. Dementsprechend müs­sen Möglichkeiten vorhanden sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verwalten.

Die E-Rechnungen müssen ein vorgegebenes strukturiertes elektronisches Format aufweisen; dafür bestehen zwei Möglichkeiten:

  • Sie können in einem maschinenlesbaren XML-Format erstellt werden. Der Inhalt von in einem rein strukturierten XML-Format erzeugten E-Rechnungen (z. B. XRechnung) kann mit Hilfe von geeigneter Software lesbar gemacht werden.[2]
  • Ebenfalls zulässig ist die Übersendung in einem sog. hybriden Format (z. B. ZUGFeRD). Diese E-Rech­nungen enthalten neben den XML-Daten auch einen lesbaren Dateiteil (z. B. ein PDF-Dokument), wo­durch die Bearbeitung beim Rechnungsempfänger auch ohne besondere Software ermöglicht wird.

Auf welches elektronische Rechnungsformat und welchen Übertragungsweg sich die Vertragsparteien eini­gen, müssen diese untereinander klären.

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (sog. Kleinbetragsrechnungen), und Fahraus­weise zur Personenbeförderung können weiterhin – auch über 2027 hinaus – in Papierform ausgestellt oder elektronisch (z. B. im PDF-Format) übermittelt werden.

 [1]     Vgl. ausführlich BMF-Schreiben vom 15.10.2024 – III C 2 – S 7287-a/23/10001 (BStBl 2024 I S. 1320).

 [2]     Z. B. besteht über das ELSTER-Portal die Möglichkeit, E-Rechnungen online im Klartext anzuzeigen (https://www.elster.de/eportal/
e-rechnung).