Grundsätzlich dürfen Unternehmen die Vorsteuerbeträge für Lieferungen und sonstige Leistungen nur insoweit abziehen, als sie im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Ausgangsleistungen stehen. Bei gemischt genutzten Gebäuden, bei denen der Umsatz sowohl zum Vorsteuerabzug berechtigt (z.B. bei Vermietungen, bei denen zur Umsatzsteuerpflicht optiert wurde) als auch den Vorsteuerabzug ausschließt (z.B. bei Vermietungen von Wohnräumen), ist die Vorsteuer auf Eingangsleistungen aufzuteilen (§ 15 Abs. 4 UStG).
Bislang galt der Flächenschlüssel in der Regel für die Aufwendungen im Zusammenhang mit der Herstellung oder dem Erwerb eines gemischt genutzten Gebäudes. Das heißt, die Vorsteuerbeträge waren nach dem Verhältnis der genutzten steuerpflichtigen und steuerfreien Flächen aufzuteilen. Bei Ausgaben für die laufende Instandhaltung eines Gebäudes waren diese direkt einem Teil des Gebäudes zuzuordnen, es sei denn, die Aufwendungen betrafen das gesamte Gebäude, dann mussten sie ebenfalls aufgeteilt werden.
Im neuen BMF-Schreiben bleiben diese Unterscheidungen bestehen. Neu bzw. ergänzend sind die Aufteilungsschlüssel.
Flächenschlüssel (objektbezogener) – dieser ist nach wie vor der grundlegende Aufteilungsmaßstab. Es sind die folgenden Punkte zu beachten:
- Die Flächenberechnung ist nach den Innenflächen des Gebäudes vorzunehmen. Außenflächen sind nicht zu berücksichtigen.
- Die Grundfläche aller Räume (z.B. Keller, Tiefgarage, Lager) ist einzubeziehen. Flächen, die der Versorgung des Gebäudes dienen oder nur gemeinschaftlich genutzt werden (z.B. Technikräume, Treppenhaus, Waschküche), sind nicht zu erfassen.
- Bei Dachschrägen sind die Grundflächen in vollem Umfang und die Flächen von Terrassen oder Balkonen nur zur Hälfte anzusetzen.
- Andere anerkannte Methoden zur Berechnung der Geschossfläche können für die Aufteilung der Vorsteuer herangezogen werden, allerdings nur, wenn die gewählte Methode bereits für andere Zwecke (z.B. bei Mietverträgen) und einheitlich für das gesamte Gebäude angewendet wird und das Ergebnis angemessen ist.
Umsatzschlüssel (objektbezogener) – kann nur unter den vom BFH festgelegten Voraussetzungen genutzt werden. Voraussetzung ist, dass sich die Ausstattung (z.B. Dicke der Decken und Wände oder Innenausstattung) der unterschiedlich genutzten Räumlichkeiten erheblich voneinander unterscheidet. In solchen Fällen geht die Finanzverwaltung davon aus, dass die erzielbaren Mieteinnahmen erheblich voneinander abweichen.
Aufteilung nach umbautem Raum oder Nutzungszeiten – Die Unterteilung nach umbautem Raum kann verwendet werden, wenn Gebäudeteile mit unterschiedlichen Geschosshöhen, aber ohne wesentliche Unterschiede in der Ausstattung zu beurteilen sind. Die Unterteilung nach den Nutzungszeiten sollte verwendet werden, wenn dieselben Flächen abwechselnd genutzt werden.
Die Verwendung eines anderen Schlüssels ist möglich, wenn dieser ein genaueres Ergebnis liefert.