Als eine elektronische Rechnung galt bisher eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail verschickt wurde. In den EU-Richtlinien wird eine elektronische Rechnung definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versandt und empfangen wird. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen in Zukunft einem strukturierten Datensatz entsprechen müssen, damit die Steuerbehörden sie elektronisch, automatisch und schnell verarbeiten können. Die Europäische Kommission will alle Mitgliedstaaten verpflichten, ab dem 01.01.2024 sogenannte X-Rechnungen (DIN EN 16931) als Rechnungsstandard zu verwenden.
Im Weiteren soll eine elektronische Rechnung neue Zusatzinformationen enthalten. Dazu gehören:
- Im Falle von Rechnungskorrekturen ist die Nummer der korrigierten Rechnung anzugeben,
- Angabe der IBAN-Nummer des Lieferanten zur Identifizierung des Bankkontos,
- Fälligkeitsdatum, falls Teilzahlungen vereinbart wurden, Datum und Höhe der einzelnen Teilzahlungen.
Die Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen, für die der Empfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren) müssen spätestens am 15. Tag nach dem Monat, in dem die Leistung ausgeführt wurde, ausgestellt werden. Ab 01.01.2028 wird der Ausstellungszeitraum auf 2 Arbeitstage verkürzt.
Die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) wird grundlegend geändert. Die größte Änderung besteht darin, dass nicht wie bisher die gesamte Bemessungsgrundlage, sondern jeder Umsatz einzeln angemeldet werden muss. Die Angaben zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfänger und die Art der Leistung bleiben unverändert.
Die folgenden grenzüberschreitenden Umsätze müssen künftig über das elektronische Meldesystem gemeldet werden:
- Innergemeinschaftliche Lieferungen und gleichwertige innergemeinschaftliche Verbringungen,
- innergemeinschaftliche Erwerbe, die bisher in den meisten Mitgliedstaaten nur über lokale Mehrwertsteuererklärungen gemeldet werden konnten,
- grenzüberschreitende Erbringung von sonstigen steuerpflichtigen Dienstleistungen,
- lokale B2B-Verkäufe, die unter einen obligatorischen Reverse-Charge-Mechanismus fallen.