Seit einigen Jahren sind die Registrierkasse stärker im Blick der Finanzämter. Die GoBD stellen seit dem 01.01.2017 ganz konkrete Anforderungen an die Daten von elektronischen Kassensystemen. Der Fokus der GoBD liegt vor allem auf der Verfahrensdokumentation und der Datenaufbewahrung. Wer eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig und unveränderbar aufbewahren. Journaldaten, Verfahrensdokumentation, Informationen über digitale Zahlungsarten, Bedienungs- und Programmierungsanleitung für die Kasse, Stornobuchungen oder Einzelaufzeichnungspflicht sind nur Beispiele dafür. Im Jahr 2018 wurde zudem die Kassen-Nachschau eingeführt. Die Finanzamtsprüfer dürfen seitdem ohne Vorankündigung u. a. die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Kassen-, Umsatzsteuer- bzw. Lohnsteuernachschau durchführen.
Ab dem 01.01.2020 sollte eine weitere große Veränderung eingeführt werden. Und zwar in Form der sog. technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Ziel und Zweck der technischen Sicherheitseinrichtung ist es, alle Geschäftsvorfälle zu nummerieren, mit einer Zeitinformation und einer elektronischen Signatur zu versehen und damit manipulationssicher zu speichern. Mit Hilfe dieser Schnittstelle wird ebenfalls der Datenexport der gesetzlich erforderlichen Einzelaufzeichnungen aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem bei einer Kassennachschau oder steuerlichen Außenprüfung durch die Finanzverwaltung gewährleistet.
Ende des Jahres 2019 ist der Bundesregierung bewusst geworden, dass die Hersteller der TSE nicht genügend Module für die Herstellung bzw. Umrüstung der Kassen rechtzeitig herstellen können. deshalb hat das Bundesministerium der Finanzen die Frist bzgl. des zertifizierten technischen Sicherheitsmoduls auf den 01.10.2020 verschoben. Darüber hinaus hat der Bund keine weitere Fristverlängerung vorgesehen.
U.a. die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass diesmal nicht der Bund, sondern direkt die Länder die Frist noch bis zum 31.03.2021 verlängert haben. Diese Fristverlängerung wurde nur unter bestimmten Bedingungen gewährt und ist an länderspezifischen Voraussetzungen geknüpft. Unter anderen muss durch den Unternehmer nachgewiesen werden, dass er bis zum 30.09.2020 eine verbindliche Bestellung abgegeben hatte oder einen Auftrag beim Kassenfachhändler gestellt hat, aber wegen diverser Gründe die Lieferung nicht erfolgen konnte.
Im Grunde sollte daher ab dem 01.04.2021 nun jede (aufrüstbare) Kasse mit einer TSE ausgestattet sein. In einigen Bundesländern gibt es weitere Fristverlängerungen bis zum 30.09.2021, welche allerdings nur unter sehr engen Voraussetzungen gewährt werden. Bei Bundesländern ohne eine allgemeine Regelung kann auch eine individuelle Verlängerung der Frist gewährt werden. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Kasse mit einer TSE ausgestattet ist. Wenn nicht, dann ist zu prüfen ob eine Ausnahmeregelung besteht bzw. aktiv mit dem Finanzamt eine Lösung gefunden werden muss.